La información que se guarda a largo plazo tiene unas características especiales. Si su organización gestiona este tipo de documentos, es probable que requiera de tecnología y metodología especiales para ello.
La información proveniente de procesos de digitalización o de recolección de datos supera rápidamente a la manejada en las operaciones del día a día.
Los datos deben ser almacenados durante años para su uso futuro, y en ese periodo son accedidos con baja frecuencia.
Los datos que queremos conservar son valiosos – incluso críticos – para la organización, hoy y en el futuro.
Cuando la información digital debe guardarse y utilizarse en plazos superiores a los 10 años, aparecen nuevos retos que la tecnología habitual no resuelve.
Los medios tradicionales (backup, DVD, discos desconectados o grandes servidores) no son óptimos para garantizar la usabilidad de la información digital a largo plazo.
Es necesario un nuevo enfoque: la preservación digital.
La preservación digital es el conjunto de procesos y tecnología que mantiene sus ficheros y datos digitales seguros, accesibles y utilizables para el futuro. Es decir, que mantiene su integridad, su autenticidad, su fiabilidad, su legibilidad y sus funcionalidades. Para ello, los procesos de preservación digital detectan, gestionan y resuelven los aspectos que ponen en riesgo la utilización de su información digital en el futuro.
Debido al gran número de formatos y sistemas, y a la rápida evolución de estos, la preservación digital es una disciplina muy compleja. Involucra tanto a la ciencia documental como a la tecnología. Y al contrario que en el pasado, desde el creador hasta el conservador deben formar parte del proceso.
La preservación digital, para ser eficaz, debe contemplar todo el ciclo de vida de la información hasta su reutilización.
La preservación digital es una disciplina compleja, con muchos aspectos y fases que tener en cuenta. Soportes, ficheros, formatos y metadatos que describen y ayudan a localizar la información deben ser cuidados a lo largo de toda su vida, para que sean reutilizables en el futuro.
